Comment gérer la paie de fin d'année pendant Covid-19

À l’approche de la fin de l’année de la paie, votre entreprise doit trouver la clarté dans le chaos afin de respecter ses obligations de déclaration. Voici les détails dont vous avez besoin.

Néanmoins, les délais HMRC sont les mêmes que d’habitude et les agences doivent enregistrer les P11D, enregistrer les avantages et les dépenses, suivre le calendrier de paie final et, bien sûr, payer les impôts.

Steven WatmoreChef de produit paie pour Sage Royaume-Uni et Irlande, dit que les entreprises doivent agir maintenant. Il recommande de créer une liste de tâches et de prendre en charge les tâches le plus rapidement possible.

Il dit: «Commencez par examiner les changements pratiques qui peuvent affecter vos délais. Vérifiez si vous avez une semaine 53, une période de paie supplémentaire que vous n’avez pas envisagée. Si vous avez un chèque de paie hebdomadaire et que vous vous entraînez le dimanche, cela vaut vraiment la peine d’envisager.

“Y a-t-il des tâches sur lesquelles vous ne travailleriez normalement qu’en face à face avec vos employés?” Si vous travaillez habituellement dans un bureau, vous pouvez utiliser la technologie cloud et des solutions numériques pour surmonter le problème.

Il a poursuivi: “Cela peut aller des distributions P60 à la collecte de données dont vous avez besoin pour l’exécution finale de la paie à la fin de l’année, comme les heures supplémentaires et les dépenses.”

En général, les meilleurs conseils sont préparés et ne laissez rien à la dernière minute. Watmore recommande de couvrir les bases, comme s’assurer que vous avez accès aux codes fiscaux bien avant la date limite du 6 avril pour le début de la nouvelle année d’imposition.

Il en va de même pour les mesures simples et pratiques. Une source perpétuelle de frustration est de préparer vos informations uniquement pour constater que vous avez oublié vos informations de connexion HMRC. Eh bien, inscrivez-vous tôt pour compenser les problèmes plus tard.

N’attendez pas la fin de l’année, car le personnel du HMRC sera aussi occupé que tout le monde à l’époque et vous ne pourrez peut-être pas résoudre les problèmes aussi rapidement que nécessaire.

Changements de paie en fin d’année dus à Covid

La pandémie a entraîné certains changements dans les opérations normales, à la fois en termes de processus et, éventuellement, de forme de votre entreprise.

Par exemple, il est probable que plus de personnes quittent, rejoignent ou même rejoignent votre entreprise au cours des 12 derniers mois que pendant une année «normale». Vous devez tenir compte de ces détails avec précision et clarifier les détails du HMRC.

Gardez également à l’esprit que les autorités fiscales ne fourniront pas de papeterie P60 cette année, c’est donc une bonne idée de passer à une solution numérique si vous ne l’avez pas déjà fait. Les fournisseurs de logiciels comme Sage proposent une gamme de services qui proposent des documents en ligne pour vous éviter des ennuis.

Watmore de Sage a d’autres conseils: «Assurez-vous de vérifier vos rapports pour voir quels paiements ont été faits aux employés pour le travail qu’ils ont accompli et pour le travail couvert par le programme.

«Soyez prêt, car les employés peuvent avoir des questions sur l’année de paie des valeurs qu’ils reçoivent, surtout si leurs salaires ont été réduits cette année.

«Vous devez planifier le rapprochement de vos paiements au HMRC, vous assurer que vous avez correctement enregistré ce que vous avez payé et demandé et vérifier que vous avez payé la taxe et la National Insurance et que vos factures sont à jour.

“S’il y a eu un ajustement à l’assurance nationale, pour des réclamations de maintien d’emploi ou contre vos indemnités de travail, gardez cela à l’esprit lorsque vous vérifiez vos chiffres.”

Sage clarifie la confusion avec les informations en libre accès sur Sage.com. Cela comprend tout ce que vous devez savoir sur les changements dus à la pandémie de coronavirus, mais aussi un hub Brexit et des guides vers d’autres domaines tels que l’Open Banking et Making Tax Digital.

Les centres d’assistance sont conçus pour être clairs et faciles à utiliser, avec une gamme d’outils pour soutenir les entreprises dans le besoin.

Sage répond également aux besoins de ses clients avec une assistance téléphonique étendue, qui comprend la disponibilité des week-ends. questions et réponses en direct où les utilisateurs peuvent écouter des conseils utiles. et webinaires, vidéos et guides écrits.

Modifications législatives à surveiller

Librement, le gouvernement n’a introduit que des changements limités à la loi qui touchent les professionnels de la paie. Cependant, selon Watmore, il y a encore des modifications dont vous devez être conscient.

Il dit: «Il y a un nouveau prêt étudiant en Écosse, qui est comme celui que nous avons déjà, et qui sera toujours sous la forme HMRC, mais les taux sont légèrement différents pour les personnes travaillant en Écosse.

“IR35, tel qu’il s’applique au travail non rémunéré, est un gros problème. Cela est particulièrement vrai pour les grandes entreprises avec des entrepreneurs dans leur masse salariale. Mais cela peut également vous affecter si vous dirigez des entrepreneurs.

«Il y a un changement dans le processus de paie lui-même à la fin de l’année: la mise à jour de début d’année (EYU) n’est plus utilisée pour corriger les soumissions HMRC que vous faites après le 19 avril.

“Il est remplacé par une mise à jour de la soumission de paiement intégral (FPS). Cependant, cela est facultatif depuis deux ans maintenant, donc pour beaucoup de gens, cela ne changera pas et votre logiciel de paie devra s’en occuper.

«Un changement clé est le salaire minimum national cette année. Comme d’habitude, il y a de petites augmentations du montant que les gens paient, mais surtout, les groupes d’âge ont également changé. “

Alors que, dans le passé, les personnes âgées de 21 à 24 ans appartenaient au deuxième niveau de salaire, cette année, celles âgées de 23 ans et plus passeront au premier groupe. Cela pourrait affecter le coût, il est donc utile de vérifier les prix pour comprendre comment votre entreprise est affectée.

Et alors que de nombreux détails du prochain Déclaration budgétaire du 3 mars est un secret soigneusement gardé, il est important de comprendre ce que les différentes annonces pourraient signifier pour vous.

L’année prochaine

Le changement semble être le seul cohérent pour le moment, il est donc important que votre logiciel de paie soit non seulement à jour, mais aussi adaptable à de futures inconnues.

Par exemple, le programme de congé devrait se terminer en avril, mais il a déjà été prolongé et pourrait se reproduire. Ainsi, un modèle pour le retour des salariés au travail, mais aussi pour changer les modes de travail.

Vos employés continueront-ils à travailler à distance? Dans l’affirmative, comment cela affectera-t-il la manière dont les informations sont transmises entre l’entreprise et son personnel? Ceci, ainsi que d’autres facteurs, pourraient être mis en action.

En général, dit Watmore, le message clé est d’être prudent, de faire de son mieux pour comprendre l’environnement des affaires mouvementé et de garder une longueur d’avance. “

Il ajoute: “Regardez ce que vous pourriez avoir besoin de changer dans vos processus et comment vous pouvez adopter le logiciel pour vous rendre la vie beaucoup plus facile et plus adaptable en 2021.

«Environ 50% des employés du secteur privé au Royaume-Uni sont payés à l’aide du logiciel Sage, donc en ce qui concerne la paie de fin d’année, nous connaissons notre métier et sommes là pour vous aider. En savoir plus sur Sage.com

Cet article a été parrainé par Sage, le leader mondial du marché de la technologie qui aide les petites et moyennes entreprises à mieux performer

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