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CodeTwo Email Signatures pour un essai gratuit d’Office 365

Lorsqu’on m’a demandé de vérifier CodeTwo Email Signatures pour Office 365, j’ai d’abord pensé que cela finirait probablement par être l’examen le plus court de l’histoire. Après tout, est-il difficile d’ajouter une signature à un e-mail ? La plupart des clients de messagerie ont des capacités de signature inhérentes. Cependant, ce qui manque à la plupart des outils de signature, c’est la capacité de gérer de manière centralisée les signatures électroniques dans une organisation, ce qui est important pour maintenir une image de marque et une messagerie cohérentes. Cependant, lorsque j’ai commencé à évaluer CodeTwo Email Signatures, j’ai été agréablement surpris qu’il s’agisse d’une application de signature extrêmement riche en fonctionnalités mais facile à utiliser pour ajouter des signatures aux messages envoyés depuis les boîtes aux lettres Microsoft 365.

Le processus d’installation

L’installation de CodeTwo Email Signatures est un processus simple et rapide. Cela consiste principalement à accepter une licence, à fournir certaines informations d’identification et à déterminer votre emplacement. Cependant, un aspect du processus de développement que j’ai trouvé intéressant est qu’il vous permet de choisir entre trois façons différentes de signer. Il existe un mode serveur, un mode client et un mode combiné.

Je n’entrerai pas dans les subtilités de ces différents modes de fonctionnement sauf pour dire que le mode serveur prend en charge tous les clients de messagerie. La fonction client ne fonctionne qu’avec les clients Outlook (à l’aide d’un plugin Web CodeTwo moderne développé en étroite collaboration avec Microsoft), mais contrairement au mode serveur, ne nécessite pas de connexion entre votre compte Microsoft 365 et CodeTwo. Cela signifie que le fonctionnement du serveur est le meilleur pour ceux qui ont besoin de l’assistance de nombreux types de clients différents. À l’inverse, la fonctionnalité côté client est un bon choix pour les organisations qui utilisent principalement Outlook et qui craignent que les messages ne transitent par CodeTwo. Il convient de noter que CodeTwo est en fait développé sur Azure, dans le même centre de données que le locataire Microsoft 365 du client, de sorte que les e-mails ne sont pas acheminés. De plus, tout est protégé par un Système de sécurité à 4 niveaux basé sur les technologies cloud de Microsoft pour fournir le SLA le plus élevé. Le mode combiné, comme on peut s’y attendre, est un mélange de mode serveur et de mode client.

CodeTwo explique très bien ces différences pendant le processus d’installation, au point même de fournir des organigrammes et un tableau décrivant les différences entre les différents modes. La capture d’écran suivante est un extrait de l’assistant d’installation. (Cliquez sur l’image pour la voir en plein écran.)

Le programme d’installation explique les différences entre les différentes manières.

Caractéristiques et capacités du produit

Comme je l’ai mentionné plus tôt, CodeTwo Email Signatures est extrêmement riche en fonctionnalités. Il n’y a probablement aucun moyen de couvrir toutes les fonctionnalités dans un examen. Dans ce cas, je veux me concentrer sur certaines des fonctionnalités qui m’ont le plus impressionné. Avant d’entrer dans le vif du sujet, permettez-moi de mentionner rapidement que le logiciel vous permet d’attribuer aux utilisateurs des signatures distinctes pour les e-mails internes et externes. Des bannières, logos ou autres graphiques peuvent être intégrés automatiquement au message afin que ces éléments graphiques n’aient pas besoin d’être reçus par le destinataire.

L’interface

En travaillant avec CodeTwo Email Signatures, j’ai le sentiment que CodeTwo est une entreprise qui dépasse ce que l’on attend d’elle. Par exemple, si la société propose une interface Web pour la gestion des signatures, elle a également créé une application de bureau pour ceux qui préfèrent une application à une expérience basée sur un navigateur. Comme si cela ne suffisait pas, la société développe également un outil de gestion de bureau distinct pour les utilisateurs de Mac. La capture d’écran suivante montre l’apparence de l’éditeur de signature. Soit dit en passant, bien que vous puissiez utiliser cette interface pour créer ou modifier une signature, vous avez également la possibilité de gérer directement le code HTML.

Signatures de courrier électronique CodeTwo

C’est l’interface utilisée pour éditer une signature.

La bibliothèque de modèles

Aussi beau que soit l’écran de l’éditeur de signatures, certains d’entre nous n’ont pas le talent artistique pour créer de superbes signatures de courrier. Heureusement, vous n’avez pas besoin de créer des signatures à partir de zéro. CodeTwo fournit une bibliothèque de modèles que vous pouvez utiliser comme base pour les signatures de courrier.

Comme vous pouvez le voir dans la capture d’écran ci-dessous, vous pouvez activer ou désactiver les différents éléments du modèle pour répondre à vos propres besoins. Par exemple, vous pouvez désactiver certaines des icônes de réseaux sociaux. De plus, CodeTwo ne vous empêche pas d’utiliser un modèle textuellement. Vous pouvez utiliser un modèle comme point de départ, puis modifier la signature comme bon vous semble.

Il convient de noter que si vous créez une signature à partir de zéro ou à partir d’un modèle, vous n’avez pas besoin d’encoder le texte dans la signature. Les signatures peuvent utiliser les données stockées dans votre Active Directory (à la fois le texte et la photo de l’utilisateur).

Les modèles peuvent utiliser des données Active Directory.

Conditionnellement logique

L’une des choses vraiment importantes à propos de CodeTwo Email Signatures que je voulais mentionner est qu’en aucun cas vous n’êtes obligé d’utiliser le même format de signature pour tous vos utilisateurs. CodeTwo permet la création de groupe et l’application de signature aux membres de l’équipe. En fait, vous pouvez même demander à quelqu’un de gérer les signatures pour un groupe donné. Cela signifie que les unités commerciales individuelles peuvent avoir leurs propres signatures.

La logique de CodeTwo Email Signatures permet également d’attribuer une signature à la boîte aux lettres d’un utilisateur en fonction de divers facteurs. Par exemple, vous pouvez utiliser une signature différente selon la ville dans laquelle réside un utilisateur.

De même, vous pouvez créer une logique qui indique à CodeTwo Email Signatures ce qu’il faut faire si des informations sont manquantes dans le compte Active Directory d’un utilisateur. Si, par exemple, la signature de courrier standard d’une organisation contient le numéro de téléphone mobile de chaque utilisateur, mais qu’un compte d’utilisateur spécifique n’a pas de numéro de téléphone mobile répertorié dans Active Directory, il peut être judicieux d’ignorer complètement la ligne de numéro. afficher un champ numérique mobile avec des données vides. Vous pouvez également remplacer un numéro différent, tel que le numéro de téléphone du bureau de l’employé ou le numéro de téléphone principal de l’organisation.

Bien que CodeTwo Email Signatures soit principalement conçu comme un outil de création de signature, il est possible de créer une logique qui supprime les éléments de signature indésirables des messages envoyés par un utilisateur. Par exemple, vous pouvez supprimer le texte « Envoyé depuis mon iPhone » qui est souvent ajouté aux messages envoyés depuis des appareils mobiles.

En traitant du sujet de la logique conditionnelle, il y avait une caractéristique en particulier que j’ai trouvée particulièrement fascinante. CodeTwo vous permet d’utiliser des signatures de courrier sur une base planifiée. Imaginez une seconde que vous étiez transposé dans le monde karmique d’Earl. Deux semaines avant le début de la conférence, vous pouvez configurer CodeTwo Email Signatures pour afficher automatiquement une bannière dans la signature de chaque employé qui dit quelque chose comme « venez nous rendre visite au stand numéro… ». Le même programme peut également supprimer automatiquement la bannière une fois la conférence terminée. Parce que l’ensemble du processus est automatisé, personne ne doit se souvenir d’activer ou de désactiver la bannière.

CodeTwo Email Signatures peut utiliser des signatures sur une base programmée.

Le verdict

Chaque fois que j’écris une critique pour TechGenix, j’attribue au produit une note comprise entre zéro et cinq étoiles, cinq étoiles étant une note parfaite. J’ai décidé de donner à CodeTwo Email Signatures une note parfaite de cinq étoiles, qui est une étoile d’or.

Ceux d’entre vous qui ont lu les autres critiques de produits que j’ai écrites savent qu’il est extrêmement rare de donner une note parfaite à un produit. Après tout, il y a presque toujours quelque chose qui peut être amélioré. Dans le cas des signatures de courrier électronique CodeTwo, cependant, je ne pouvais pas légalement penser à un moyen d’améliorer le produit. CodeTwo a dépassé mes attentes à tous points de vue et a créé un produit haut de gamme. Je recommande fortement CodeTwo Email Signatures pour Office 365 à tous ceux qui ont besoin de mieux contrôler les signatures électroniques de leurs utilisateurs.

Note : 5/5


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