Le logiciel de gestion documentaire (ou, en anglais, logiciel SIRH) optimise-t-il les processus ressources humaines de votre entreprise ? Sans doute. Uma das takas mais importantes do departamento de recursos humanos de qualquer empresa é a gestion documental e de toda a información necessaria para que cada trabajole possa exercer a sua funcción na empresa. Cette tâche, bien qu’elle paraisse fondamentale, n’est pas la seule chose que la direction des ressources humaines doit concrétiser.
Quer saber como se pode livrar de tasks demoradas e timizá-las, para economizar tempo e evitar erros manualis ? Lisez notre article et découvrez comment un logiciel de gestion de documents peut aider votre entreprise.
Table des matières
✅ Envie d’optimiser la gestion documentaire de votre entreprise ? Mark uma démonstration du logiciel do nosso e commece já hoje a ser plus efficace.
O que é a gestion documental nas empresas?
La quantité de données et d’informations qu’une entreprise accumule tout au long de son existence est extrêmement dense. contrats, reçus de vencimento, rapportos, demissões, baixas médicas, registos para compliodo do code de trabalho et tantos outros. Une gestion documentaire surge para organiser todos esses documentos. Mantê-los seguros, acessíveis e agréstodos é fulcral.
Quelle que soit la taille de l’entreprise, les outils de gestion documentaire sont nécessaires. Si vous commencez à organiser vos documents dès le début, ce sera beaucoup plus facile et pratique lorsque votre entreprise se développera et que vous n’aurez pas beaucoup de documents sous la main.
Além disso, uma das grandes tendencias de recursos humanos é o uso de softwares qu’ajudem na gestion de recursos humanos, como os logiciels de gestion de documents.
UN automatisation des processus, para torná-los mais efficientas, já foi implantada em diversas empresas. Certains, inclusifs, utilisent l’IA (intelligence artificielle) pour collecter des données et la VR (réalité virtuelle) pour, par exemple, mettre fin aux agressions sexuelles ou mener des entretiens dans lesquels l’employeur a les meilleures compétences pour le candidat.
Outra tendencia que se tem vindo a fortalecer é a analyse de Recursos Humanos ou HR Analytics, com o qual é necessário efeteuar um segimento das statistics a collector. Oh ouais, plus d’informations pour la zone de Recursos Humanos.
👉 Tem collaborador em teletrabalho? Saiba como fazer uma boa gestão documental durante o teletrabalho !
O que é um software de gestion de documents e comment pode ajudar?
La gestion des documents est une tâche qui prend du temps. Estamos a falar da chamada (e temida) burocracia, cuja gestão é obligatória e, muitas vezes, significa que não há tempo para dedicare-se adequatemente ao que faz diferença : os collaboradores e a cultura empresarial da empresa. Comment pouvez-vous résoudre ce problème ? À travers un logiciel de gestion de documents. Graças às novas tecnologias, pode automatizar alguns procesos que antes demoravam horas.
Um software de gestion de documents é uma ferramenta que juda a stocker, gérer et contrôler le flux de documents à l’intérieur de l’entreprise. Esse type de logiciel é conçu pour tornar o processo de gestion documentaire mais efficacepermettant en tant que sociétés consigam gerir todos os seus documentos, de forma centralisé et organisé.
Ao usar um software de gestion documentaire, as empresas podem digitalizar e amassarante todos os seus documentos num único local, facilitando procura eo aceso aos documentos. Além disso, esse tipo de software permite que as empresas controlem quem tem acesso a cada documento, garantissant la sécurité et la confidentialité des informations.
Le logiciel SIRH peut aussi aider une entreprise automatiser le processus de flux de travailpermettant de transmettre automatiquement nos documents à nos collaborateurs qui ont besoin d’être partagés, réduire les erreurs et augmenter l’efficacité.
Assim, um software de gestion de documents pode ajudar a empresa a fazer a gestion documentaire elles forment mais organisé, efficace et sûr, melhorando a productivité e reduzindo os custos associados à gestion documental manual.
👉 Découvrez 5 raisons pour lesquelles les entreprises devraient optimiser leurs processus de croissance.
Bénéficiaires de l’utilisation du logiciel HRIS
Il existe divers avantages associés à l’utilisation d’un logiciel SIRH. Quer tenha uma pequena ou média empresa, e independant do setor (industrie et fabrication, conseil, technologie, secteur de la santé, entre autres) ou type d’activité, um logiciel de gestion de recursos humanos irá simplicar o seu jour par jour.
Le logiciel de gestion de documents Um permet :
- Améliorer l’organisation da empresa ;
- Estar sempre a par das regras e regulacións relatifs à documentos ;
- Économiser le rythme;
- Dévouement tempo à stratégie de recursos humanos e menos a burocracias;
- Melhorar un expérience avec des collaborateurs;
- Et tantos outros.
Lisez, en détail, quelques avantages :
Centralisation numérique des données et informations
O software de gestion de documents permite que todos os les documentos da empresa sont stockés num único local, facilitando a procura eo acesso aos documentos. Il est possible de numériser des documents réduire l’espace physique necessário para armazená-los, o que pode resultar numa economização de space e reduction de custos associados.
👉 Leia o nosso article sobre gestion de custos: o que é e qual o papel dos RH?
Livre-se da papelada
UN gestion documentaire em papel torna-se obsoleta nos primeiros meses de vida de uma empresa. Documentos em papel correm o risco de serem danificados. Além disso, podem ser extraviados e leva muito tempo para encontrá-los.
Se um documento é digitalizado, necessita apenas de uns cliques para acceder a ele. L’accumulation de papiers conduit au chaos et à l’utilisation d’espaces de bureau non optimisés (en particulier dans les entreprises comptant un grand nombre d’employés). Com um software HRIS todas as informations est centralizadas e não ocupariam espaço físico.
Un logiciel de gestion de documents également éviter les problèmes de confidentialité que os documentos em papel têm. Em papel, todos podem aceder aos documentos com mais facilita, mesmo quem não deveria.
Permitir o acesso a determinadas datas, apenas para determinadas collaboradores melhora a confiabilidade no manuseio das informacións, a segurança ea proteção das mesmas. Isto é particulièrement important nestes tempos, em que vigoram règlement de protection de dados.
👉 Informe-se sobre o RGPD em Portugal: o que é e como afecta a gestão das empresas?
Efficacité du maïs
O software de gestion de documents tambem ajuda na efficacité. Rende ao departamento de recursos humanos horas que podem investir noutras funcciones e projetsos estrategicas, além da parte administrativa da gestion de pessoas.
Da mesma forma, os collaboradoras terão mais facilité d’accès à vos propres informations. Podem, assim, administrá-las de forma mais ativa e podem atualizá-las.
Par fim, um logiciel spécialisé simplificará as taches repetitivas e tornará o Trabalho général mais efficace. Par exemple, lorsqu’un collaborateur doit demander le paiement des frais de déplacement, com um software de gestion de recursos humanos, ele poderá façe lo sem necesitação de outra pessoa para intervir e supervisionar. Ao criar procesos para pardão, é muito mais fácil para toda a organização learn como esss charge funcionam e réduire les erreurs de papelada.
4 exemples de logiciels de gestion de documents
Desconhece que tipo de softwares de gestion de documentos existem para o seu departamento de recursos humanos? Exemples de Mostramos-lhe alguns :
1) Factoriel : logiciel de RH tudo-em-um
Avec le logiciel de gestion de documents da Factorial, consegue gerir os documentos da sua empresa de forma plus efficace.
Quer administrateur todos os documents da sua empresa e dos seus collaborateurs de forma mais simples et segura ? A Factorial permite que a sua empresa armazene e organiser todos os seus documentos mum único lugar. Nos collaborateurs trouvent, assim, facilente tudo o que precisam. Ce logiciel est :
- Deixa de ter a necesidade de enviar dezenas de e-mails aos seus collaboradoras para gerir as suas férias e apjesas ;
- Aujourd’hui un information que precisa, semper disponible et mis à jour;
- Partilha os documentos com quem quiserde forma prática, rápida e fácil ;
- Importer des documents da empresa, sejam eles privados ou públicos ;
- Conségue assinar os documentos à travers une signature numérique ;
- Aprova ou recusa os documentos collaborateurs dos seus;
- Cria workflows d’approbation automatisés;
- Sélection des responsables por rever cada tipo de documento ;
- Informations annexes aos seus documentos supplémentaires ;
- Cria camps personnalisés;
- Cria rapports personnaliséssobre os dados dos seus documentos ;
- Configura se os gestores na sua empresa podem ver os documentos dos collaboradores ;
- Entra em todas as suas pastas e documentos à partir de l’application no seu telemóvel ;
- E muito mais !
Le logiciel offre également des ressources de collaboration, permettant várias útiladores trabalhem no mesmo documento ao mesmo tempoet recursos de sécurité pour protéger les informations confidentielles.
Todavia, une Factorielle é muito mais qu’un logiciel de gestion documentaire. Un euh logiciel de recursos humanos, tudo-em-um, développé pour gerir férias, absences, reçus de vencimento, turnos e muito mais. Plusieurs fonctions sont disponibles. Tem ainda um portal do collaboratedor, para que ele possa gerir e consultar todas as information!
💡 Quer tester une solution complète de RH ? Marquez une démonstration gratuite de 15 minutes, com um dos nossos consultores de RH !
2) Google Drive
O Google Drive é une plate-forme de stockage et partage de fichiers dans le cloudqui peut être utilisé comme logiciel de gestion de documents.
Permis que les utilisateurs armazenem e organisem os seus documentos les pâtes, Partilhem documentos com outras pessoas e acedam aos seus documentos em qualquer sítio, à partir de votre appareil. De plus, Google Drive propose des ressources de collaboration, permettant à plusieurs personnes de travailler sur le même document en même temps.
3) Boîte de dépôt
O Boîte de dépôt é outro software HRIS em nuvem, très similaire à Google Drive. Cependant, Google Drive et Dropbox vous permettent uniquement de stocker des documents, d’organiser des fichiers et de les partager avec d’autres collaborateurs.
Comme suas les fonctionnalités sont limitéesse procure un logiciel de gestion de documents complet, qui permet de fazer integrações varias com outras operamentas de recursos humanos.
4) En plein air
O Alfresco est un logiciel de gestion de documents open source. Há semelhança dos softwares anteriores, o Alfresco permite os utilidores trabalhem em simultâneo no mesmo documento/projeto. Além de ter recursos de automatisation du flux de travailpermite que as empresas automatizem takas repetitivas e giram processos complexos.
O Alfresco offre également des ressources de recherche et de rapport avancées, permettant à nos collaborateurs d’obtenir des informations précieuses sur l’utilisation de leurs documents.
💡 Não se contente só com um software de gestion documentaire. Opte por algo mais completeo e marque uma démonstration gratuite et sem compromis do software tudo-em-um da Factorial, um dos nossos consultores de RH!
